医院中心档案室的职能是保证医院文件的及时、规范归档，同时提供方便查询的服务。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高，对医院档案管理工作提出了更高的要求。档案室自身管理的规范化、标准化是确保档案收集的全面性、归档编目的科学性及查找利用的高效性的重要基础。采用整理、整顿、清扫、清洁和素养5个项目的现场管理法（5S管理），推进医院中心档案室规范化管理，有助于提高档案管理人员工作积极性，提高工作效率，提升管理品质。
引用本文： 王东云, 李玲, 廖琴. 实施5S管理，推进医院中心档案室规范化建设. 华西医学, 2016, 31(12): 2072-2075. doi: 10.7507/1002-0179.201600568 复制
医院档案是医院的历史见证，是医疗、教学、科研、宣传的第一手资料。档案室的建设是医院发展过程中不可或缺的一项基础工程[1]。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高，对医院档案管理工作提出了更高的要求。档案室自身管理的规范化、标准化是确保档案收集的全面性、归档编目的科学性及查找利用的高效性的重要基础。采用整理（seiri）、整顿（seiton）、清扫（seiso）、清洁（seiketsu）和素养（shitsuke）5个项目的现场管理法（5S管理）推进医院中心档案室规范化管理，有助于提高档案管理人员工作积极性，提高工作效率，提升管理品质。
1 5S管理的含义
5S管理源于日本企业，为了确保生产作业，在现场对材料、设备、人员等生产要素开展相应的整理、整顿、清扫、清洁和素养等活动。通过5S管理活动的实施，日本企业产品的品质迅速提升，塑造了良好的企业形象，有效改善了工作环境，奠定了日本作为制造业霸主的地位[2]。
1.1 整理
对工作场所各个工位或设备的前后、通道左右、房屋上下、工具箱内外以及各个死角的现实摆放和停滞的各种物品进行分类，区分必需和非必需的物品，现场只保留必需的物品。
1.2 整顿
以定名、定量、定位的方式放置物品，明确数量，明确标识，避免因找寻物品而浪费时间。
1.3 清扫
消除办公场所脏污，保持干净明亮，防止发生污染，为员工提供良好的工作环境。
1.4 清洁
通过制度化手段维持整理、整顿、清扫成果，规范管理。
1.5 素养
提升职工素质，使其形成文明礼貌、按规定办事的良好工作习惯。
2 5S管理在医院中心档案室的实施
医院中心档案室作为全院档案资料收集、整理、保存的特殊部门，对规范化管理程度的要求较高。近年来，随着医院的不断发展，档案资料逐年增多，原有中心档案室略显拥挤且较为杂乱，极不适应现代管理和档案事业发展需要。在医院中心档案室实施5S管理，有助于实现管理的标准化，工作的高效性，确保档案安全。另一方面，医院中心档案室作为几乎与医院所有科室都有工作联系的重要部门，其管理行为将直接影响到整个行政职能部门甚至是临床科室的管理。故在医院中心档案室推行5S管理对医院来说非常重要。项目启动之初，医院即成立了5S推广与深度运用小组，制定活动方案，核定5S管理规范和审核标准（表 1），以确保其有序实施。同时组织工作人员集中学习5S管理基本知识，使其充分认识实施5S管理的重要性及必要性，营造推进工作顺利实施的良好氛围。
表1
5S管理自检表
2.1 前期准备
指定专人负责医院中心档案室5S管理模式的实施和推进，小组成员明确分工与职责。
2.2 实施过程
企业在实施5S管理过程中，一般应遵循图 1所示的过程[3]。
图1
5S管理过程示意图
2.2.1 整理
区分要和不要的物品，区分完后再将不需要的加以处理[4]。设置废弃物品处理箱，集中收集，每周集中处置。所有文件资料必须使用碎纸机粉碎后集中丢弃。根据物品日常使用量，对不常用、常用和需求量大的物品采取不同的存储方式和数量规划，并确定其在作业现场的使用周转基数，将多余的物品集中存放于库房中。此举有效实现了作业面积的改善和增加，最大限度地减少了库存，节约资金。
2.2.2 整顿
档案室整理后的物品和设备集中放置在工作区域，使用规范的标记线固定物品位置。所有文件夹使用统一标识，注明序号，固定摆放位置，确保使用前后位置一致。定位、定品、定量、定责是整顿的关键[5]。
2.2.3 清扫
在整理、整顿的基础上，对医院中心档案室进行全面大扫除。必要时对污损严重的墙面、窗户等作粉刷、修补或更换处理。明确每日清扫内容和大清扫周期，添补防虫片，消除虫害隐患。设备设施使用后，严格做到及时清洁、消毒、保养，并派人定期检修。
2.2.4 清洁
此阶段的核心是制度落地，确保前面3S成果的维持。即根据医院中心档案室实际运行情况，将前3S的要求纳入各岗位职责及相关规章制度中，要求馆员严格按照岗位职责和5S管理标准开展工作，使医院中心档案室制度化、规范化、标准化运作。同时，加强对馆员5S管理实施的监督考核，将档案室划分责任区域，所有馆员分工合作，各司其职，使室内每一个角落都得到有效管理。5S推广与深度运用小组每月定期对档案室考核2次，日常随时检查，对存在的问题及时进行整改，确保工作环境干净、整洁，各种设施、物品无尘、无污迹。
2.2.5 素养
员工的素养是保证工作质量的重要因素之一。培养员工积极的工作态度、主动性与责任感和爱岗敬业的品质，是5S活动的核心[6]。为提高馆员的素养，医院中心档案室多次组织全体馆员集中进行5S管理知识、业务知识、礼仪知识培训，提升其对自身职业的认同感、归属感，充分调动其工作积极性，帮助其养成良好的职业道德和工作习惯，自觉地将5S管理理念运用到自己的工作、学习和生活中。
2.3 5S管理成果的维护
由于医院中心档案室的办公室与档案库房、档案阅览室在功能性质上有所区别，因此在办公室5S推行过程中根据实际情况对5S工作内容及标准作了补充和细化，对办公桌的使用作了明确规定（图 2）。为确保标准化管理，还统一制作文件夹标签，用视觉识别统一标识，统一定置后物品和环境的视觉识别。此外，为维护5S成果，要求每位馆员每日自查一次办公桌抽屉使用情况，桌面随时保证各类物品定位摆放。
图2
办公桌标准化整理
3 实施效果
通过自制问卷对13名档案室专兼职工作人员及27名临床科室兼职档案管理员进行调查，调查量表分别从工作环境、常用物品准备耗时情况、档案室耗品管理、档案查找效率、工作主动性5个方面进行调查，采用1~5级评分法，1分表示比实施前差，2分表示与实施前相似，3分表示比实施前好，4分表示比实施前明显改善。由40名参加调查人员对实施后1、3和6个月的效果进行主观评价，总分越高表示参加调查人员主观感受到的实施效果越好。
3.1 工作环境改善，室馆形象规范化
现场观察可以看出，通过5S管理的实施，医院中心档案室档案库房、档案阅览室、办公室面貌焕然一新，各区域标识清晰醒目，各类物品严格按5S定置图定位摆放，现场无任何杂乱物品，地面、墙面干净整洁，设备设施干净、摆放整齐，整个现场宽敞明亮，极大改善和提高了室馆形象。调查显示，工作人员对工作环境的平均评分为3.39分（表 2），效果评价在比实施前好与比实施前明显改善之间。
表2
工作人员对档案室实施5S管理后效果的主观评价（分）
3.2 工作效率明显提高，档案利用率高效能
通过明确各类物品定位、明确分工与对应的工作职责，制定工作流程等，消除了人员和物品管理上的混乱，使每位馆员操作准确、快速、便捷，有效提高了整体工作效率及工作质量。通过表 2可以看出，工作人员对档案查找效率的主观评分平均为3.38分，介于比实施前好与比实施前明显改善之间。实施5S管理1年后，档案利用率明显增加，服务对象普遍反映等候时间明显缩短。
3.3 工作压力减轻，员工主观能动性增强
对实施5S管理前后巨大改变的切身感受，使馆员的观念得到极大的改善，不仅强化了其管理观念，更拓宽了管理思路。最重要的是，通过5S管理模式的实施，馆员们不再是被动地接受管理，而是主动参与其中，结合自身经验提出了很多宝贵的可行性建议，对强化5S管理成果起到了积极的推动作用。
3.4 耗品管理有序，有效杜绝浪费
清除不必需用品，对必需用品登记造册并定位存放、专人专管，减少了清点流程和时间，且保证了物品的持续供应及品质，杜绝了大量积压而造成的浪费。此次5S管理的实施，初步打造了标准化的医院中心档案室。另一方面，通过5S管理实施清除无用物资，有效拓展了室馆可用空间。
3.5 办公环境标准化，管理成效明显
档案工作标准化、规范化是实现现代档案管理的重要环节。我们通过实施5S管理逐步建立了标准化的办公环境，为档案工作有序开展提供了良好的环境条件。同时，标准化的医院中心档案室使医院其他行政职能部门员工直观感受到5S管理成效，纷纷前来取经并在科室加以实施，对整个行政职能部门标准化办公环境的打造起到了积极推动作用。
4 结语
5S现场管理法能够营造一种“人人积极参与，事事遵守标准”的良好氛围[7]，5S管理具有良好的督导性，只有指定良好的管理方法，做到人人参与管理，科学有序，调动工作人员的主动性，才能更好地提高工作质量和效率[8]。在5S管理模式的推行和实施过程中，需要注意的是，管理者自身必须加强学习，深刻认识其重要作用和最终目标，并结合工作实际不断加强员工对5S管理知识的学习培训，有计划、有步骤地逐步深化现场管理活动。此外，管理者应根据员工实际岗位采取多种管理形式，制定相应可行的工作流程或办法，并持续监督考核管理成效，只有这样，才能稳步整体提升现场管理水平，从而创造一个持续改善的良好工作环境。
医院档案是医院的历史见证，是医疗、教学、科研、宣传的第一手资料。档案室的建设是医院发展过程中不可或缺的一项基础工程[1]。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高，对医院档案管理工作提出了更高的要求。档案室自身管理的规范化、标准化是确保档案收集的全面性、归档编目的科学性及查找利用的高效性的重要基础。采用整理（seiri）、整顿（seiton）、清扫（seiso）、清洁（seiketsu）和素养（shitsuke）5个项目的现场管理法（5S管理）推进医院中心档案室规范化管理，有助于提高档案管理人员工作积极性，提高工作效率，提升管理品质。
1 5S管理的含义
5S管理源于日本企业，为了确保生产作业，在现场对材料、设备、人员等生产要素开展相应的整理、整顿、清扫、清洁和素养等活动。通过5S管理活动的实施，日本企业产品的品质迅速提升，塑造了良好的企业形象，有效改善了工作环境，奠定了日本作为制造业霸主的地位[2]。
1.1 整理
对工作场所各个工位或设备的前后、通道左右、房屋上下、工具箱内外以及各个死角的现实摆放和停滞的各种物品进行分类，区分必需和非必需的物品，现场只保留必需的物品。
1.2 整顿
以定名、定量、定位的方式放置物品，明确数量，明确标识，避免因找寻物品而浪费时间。
1.3 清扫
消除办公场所脏污，保持干净明亮，防止发生污染，为员工提供良好的工作环境。
1.4 清洁
通过制度化手段维持整理、整顿、清扫成果，规范管理。
1.5 素养
提升职工素质，使其形成文明礼貌、按规定办事的良好工作习惯。
2 5S管理在医院中心档案室的实施
医院中心档案室作为全院档案资料收集、整理、保存的特殊部门，对规范化管理程度的要求较高。近年来，随着医院的不断发展，档案资料逐年增多，原有中心档案室略显拥挤且较为杂乱，极不适应现代管理和档案事业发展需要。在医院中心档案室实施5S管理，有助于实现管理的标准化，工作的高效性，确保档案安全。另一方面，医院中心档案室作为几乎与医院所有科室都有工作联系的重要部门，其管理行为将直接影响到整个行政职能部门甚至是临床科室的管理。故在医院中心档案室推行5S管理对医院来说非常重要。项目启动之初，医院即成立了5S推广与深度运用小组，制定活动方案，核定5S管理规范和审核标准（表 1），以确保其有序实施。同时组织工作人员集中学习5S管理基本知识，使其充分认识实施5S管理的重要性及必要性，营造推进工作顺利实施的良好氛围。
表1
5S管理自检表
2.1 前期准备
指定专人负责医院中心档案室5S管理模式的实施和推进，小组成员明确分工与职责。
2.2 实施过程
企业在实施5S管理过程中，一般应遵循图 1所示的过程[3]。
图1
5S管理过程示意图
2.2.1 整理
区分要和不要的物品，区分完后再将不需要的加以处理[4]。设置废弃物品处理箱，集中收集，每周集中处置。所有文件资料必须使用碎纸机粉碎后集中丢弃。根据物品日常使用量，对不常用、常用和需求量大的物品采取不同的存储方式和数量规划，并确定其在作业现场的使用周转基数，将多余的物品集中存放于库房中。此举有效实现了作业面积的改善和增加，最大限度地减少了库存，节约资金。
2.2.2 整顿
档案室整理后的物品和设备集中放置在工作区域，使用规范的标记线固定物品位置。所有文件夹使用统一标识，注明序号，固定摆放位置，确保使用前后位置一致。定位、定品、定量、定责是整顿的关键[5]。
2.2.3 清扫
在整理、整顿的基础上，对医院中心档案室进行全面大扫除。必要时对污损严重的墙面、窗户等作粉刷、修补或更换处理。明确每日清扫内容和大清扫周期，添补防虫片，消除虫害隐患。设备设施使用后，严格做到及时清洁、消毒、保养，并派人定期检修。
2.2.4 清洁
此阶段的核心是制度落地，确保前面3S成果的维持。即根据医院中心档案室实际运行情况，将前3S的要求纳入各岗位职责及相关规章制度中，要求馆员严格按照岗位职责和5S管理标准开展工作，使医院中心档案室制度化、规范化、标准化运作。同时，加强对馆员5S管理实施的监督考核，将档案室划分责任区域，所有馆员分工合作，各司其职，使室内每一个角落都得到有效管理。5S推广与深度运用小组每月定期对档案室考核2次，日常随时检查，对存在的问题及时进行整改，确保工作环境干净、整洁，各种设施、物品无尘、无污迹。
2.2.5 素养
员工的素养是保证工作质量的重要因素之一。培养员工积极的工作态度、主动性与责任感和爱岗敬业的品质，是5S活动的核心[6]。为提高馆员的素养，医院中心档案室多次组织全体馆员集中进行5S管理知识、业务知识、礼仪知识培训，提升其对自身职业的认同感、归属感，充分调动其工作积极性，帮助其养成良好的职业道德和工作习惯，自觉地将5S管理理念运用到自己的工作、学习和生活中。
2.3 5S管理成果的维护
由于医院中心档案室的办公室与档案库房、档案阅览室在功能性质上有所区别，因此在办公室5S推行过程中根据实际情况对5S工作内容及标准作了补充和细化，对办公桌的使用作了明确规定（图 2）。为确保标准化管理，还统一制作文件夹标签，用视觉识别统一标识，统一定置后物品和环境的视觉识别。此外，为维护5S成果，要求每位馆员每日自查一次办公桌抽屉使用情况，桌面随时保证各类物品定位摆放。
图2
办公桌标准化整理
3 实施效果
通过自制问卷对13名档案室专兼职工作人员及27名临床科室兼职档案管理员进行调查，调查量表分别从工作环境、常用物品准备耗时情况、档案室耗品管理、档案查找效率、工作主动性5个方面进行调查，采用1~5级评分法，1分表示比实施前差，2分表示与实施前相似，3分表示比实施前好，4分表示比实施前明显改善。由40名参加调查人员对实施后1、3和6个月的效果进行主观评价，总分越高表示参加调查人员主观感受到的实施效果越好。
3.1 工作环境改善，室馆形象规范化
现场观察可以看出，通过5S管理的实施，医院中心档案室档案库房、档案阅览室、办公室面貌焕然一新，各区域标识清晰醒目，各类物品严格按5S定置图定位摆放，现场无任何杂乱物品，地面、墙面干净整洁，设备设施干净、摆放整齐，整个现场宽敞明亮，极大改善和提高了室馆形象。调查显示，工作人员对工作环境的平均评分为3.39分（表 2），效果评价在比实施前好与比实施前明显改善之间。
表2
工作人员对档案室实施5S管理后效果的主观评价（分）
3.2 工作效率明显提高，档案利用率高效能
通过明确各类物品定位、明确分工与对应的工作职责，制定工作流程等，消除了人员和物品管理上的混乱，使每位馆员操作准确、快速、便捷，有效提高了整体工作效率及工作质量。通过表 2可以看出，工作人员对档案查找效率的主观评分平均为3.38分，介于比实施前好与比实施前明显改善之间。实施5S管理1年后，档案利用率明显增加，服务对象普遍反映等候时间明显缩短。
3.3 工作压力减轻，员工主观能动性增强
对实施5S管理前后巨大改变的切身感受，使馆员的观念得到极大的改善，不仅强化了其管理观念，更拓宽了管理思路。最重要的是，通过5S管理模式的实施，馆员们不再是被动地接受管理，而是主动参与其中，结合自身经验提出了很多宝贵的可行性建议，对强化5S管理成果起到了积极的推动作用。
3.4 耗品管理有序，有效杜绝浪费
清除不必需用品，对必需用品登记造册并定位存放、专人专管，减少了清点流程和时间，且保证了物品的持续供应及品质，杜绝了大量积压而造成的浪费。此次5S管理的实施，初步打造了标准化的医院中心档案室。另一方面，通过5S管理实施清除无用物资，有效拓展了室馆可用空间。
3.5 办公环境标准化，管理成效明显
档案工作标准化、规范化是实现现代档案管理的重要环节。我们通过实施5S管理逐步建立了标准化的办公环境，为档案工作有序开展提供了良好的环境条件。同时，标准化的医院中心档案室使医院其他行政职能部门员工直观感受到5S管理成效，纷纷前来取经并在科室加以实施，对整个行政职能部门标准化办公环境的打造起到了积极推动作用。
4 结语
5S现场管理法能够营造一种“人人积极参与，事事遵守标准”的良好氛围[7]，5S管理具有良好的督导性，只有指定良好的管理方法，做到人人参与管理，科学有序，调动工作人员的主动性，才能更好地提高工作质量和效率[8]。在5S管理模式的推行和实施过程中，需要注意的是，管理者自身必须加强学习，深刻认识其重要作用和最终目标，并结合工作实际不断加强员工对5S管理知识的学习培训，有计划、有步骤地逐步深化现场管理活动。此外，管理者应根据员工实际岗位采取多种管理形式，制定相应可行的工作流程或办法，并持续监督考核管理成效，只有这样，才能稳步整体提升现场管理水平，从而创造一个持续改善的良好工作环境。
